Vertragsmanagement digitalisierung

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Durch Vertragsinformationen erwirtschaftete diese Organisation in den ersten sechs Monaten des Betriebs des neuen Systems mehr als 18 Millionen US-Dollar an finanziellen Gewinnen. Ohne die Vorteile kürzerer Zykluszeiten oder Arbeitsabbau (die sich weitgehend auf den Einsatz von Vertragsarbeit auswirkten) zu zählen, war die digitale Initiative in Bereichen wie Pflichtmanagement, Vermeidung von Scoping-Problemen, Reduzierung von liquidationierten Schäden, Servicegutschriften und “Goodwill”-Abschreibungen besonders wirksam. Es hat auch die Identifizierung von Vertragswachstumschancen und die Erfassung von Gewinn- oder Gewinnzuwächsen unterstützt. Schließlich wird der Durchfluss auch bei der Beschaffung und Unterauftragsvergabe durch eine stärkere Kontrolle der Ausgabenentscheidungen der Geschäftsbereiche gesehen. [1] Comspec Consulting & Konica Minolta, Improving and automating business operations through information management – a benchmarking survey, 2018 Leverage Contracts advantage of the business Zum Beispiel hat eine große internationale Fluggesellschaft kürzlich Technologie eingesetzt, um ihre gesamtbetriebliche Effizienz, einschließlich der Verwaltung ihrer Verträge, zu verbessern. Das Unternehmen führte Effizienzgewinne ein, indem es den Vergabeprozess von der Initiierung bis zur Auslieferung standardisierte und rationalisierte, unterschiedliche Prozesse für über 3.000 Lieferanten konsolidierte und die Verwaltungskosten und Zykluszeiten für über 7.500 Verträge reduzierte. Die Fluggesellschaft erleichterte die Transparenz bei den jährlichen Auftragsausgaben in Höhe von 7 Milliarden US-Dollar durch einen neuen geschlossenen Kreislaufprozess, wodurch die Produktivität und Sichtbarkeit gesteigert und gleichzeitig die Kosten gesenkt wurden. Die vollständige Digitalisierung aller Verträge bietet dem Unternehmen auch einen vollständigen Prüfpfad für etwaige Änderungen. Wichtige Änderungen lassen sich daher leichter finden und bestimmten Autoren zuschreiben. Das Halten von Verträgen in einem elektronischen Repository vereinfacht auch die Einhaltung der Vorschriften für die Datensatzverwaltung, da eine entsprechende Aufbewahrung automatisch angewendet werden kann. Damit ein CLM-System unternehmensweite digitale Veränderungen bewirken kann, muss es in allen anwendbaren Szenarien verwendet werden können: bei jedem Vertrag, jederzeit und in jeder Region, in der das Unternehmen tätig ist. Darüber hinaus sollte das System ältere Vertragsmanagementansätze unterstützen, um den Übergang zu moderneren Tools zu erleichtern. Da das Endziel darin besteht, alle Alt- und Neuverträge in einem einzigen Repository zu gruppieren, ist die einfache Migration dieser Altverträge in das neue System von entscheidender Bedeutung.

Dadurch wird sichergestellt, dass die Wartung älterer Vereinbarungen nicht von den neuen Prozessen ablenkt, die die Organisation zur Unterstützung neuer Verträge zu erstellen versucht. Neben der Anpassung mehrerer Contracting-Szenarien sollte das CLM-System auch in jedem Kontext funktionieren, der notwendig ist. Dies sollte eine starke mobile Unterstützung umfassen, so dass Aktivitäten wie Genehmigungen jederzeit stattfinden können, sowie eine breite Unterstützung für mehrere Sprachen und Währungen. Ebenso müssen elektronische Verträge und deren Daten unter Verwendung der gleichen Art von Datenschutz wie Papierverträge gespeichert werden. “Da ISOs verschiedene Dienste zur Verwaltung ihrer digitalen Vertragsdatensätze nutzen, sollten sie interne Kontrollen einführen, um sicherzustellen, dass keine einzelne Person kritische ISO-Daten gefährden oder sie verwenden kann, um Händler oder Agenten wegzunehmen”, schreibt Atlas. “Die Werkzeuge, die die digitale Vertragsbildung erleichtern, sind auch anfällig für Sicherheitsverletzungen, gegen die die ISO ständig wachsam sein sollte.” Aufwendige Genehmigungskonzepte schließen einen unkontrollierten Zugang zu Verträgen aus.